第 1 步：初步評估

首先，組織必須確定選擇過(guò)程是由內部人力資源資源執行，還是組織從一開(kāi)始就聘請顧問(wèn)會(huì )更好。對于以前沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)這個(gè)過(guò)程的較小的人力資源部門(mén)或人力資源專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō)，這可能有點(diǎn)讓人不知所措，并且需要大量的時(shí)間投入。因此，如果該部門(mén)有需要但沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行數據收集和評估過(guò)程，那么聘請顧問(wèn)協(xié)助此過(guò)程可能是一個(gè)明智的選擇。

第 2 步：評估組織需求

在開(kāi)始為組織選擇 HRIS 系統的過(guò)程時(shí)，人力資源專(zhuān)業(yè)人員應該超越人力資源部門(mén)的需求，并考慮組織的戰略計劃。處于積極增長(cháng)期邊緣的組織將有不同的需求，而不是“正確調整規模”或濃縮運營(yíng)的組織?？紤]到這些戰略計劃將有助于確保所選系統在短期內成為組織的正確選擇。

評估組織和部門(mén)需求將是公司特有的工作。一般來(lái)說(shuō)，人力資源部門(mén)職責的規模和廣度會(huì )因組織而異。有些部門(mén)將負責工資單，有些則不會(huì )。有些會(huì )擁有一個(gè)功能齊全的招聘部門(mén)，配備專(zhuān)門(mén)的人員，有些則不會(huì )。因此，每個(gè)組織的最低系統要求會(huì )有所不同。但是，每個(gè)組織都需要一個(gè)可以收集、組織和安全維護員工數據的系統。此外，系統必須提供標準化報告，例如離職、解雇、新員工、EEO-1、VETS-4212 和其他合規相關(guān)報告。

此時(shí)，組織的具體要求將確定所需的功能（“需要”）與想要的功能（“想要”）。許多組織的需求將從集成工資單模塊或 HRIS 開(kāi)始，該模塊將與當前的工資單系統協(xié)同工作。由于福利管理日益復雜，許多組織都需要福利模塊。這些模塊允許組織注冊員工、跟蹤和處理福利注冊和參與，并生成所需的通知。福利模塊和 HR 模塊的配套模塊是員工自助服務(wù) (ESS) 模塊。ESS 允許員工在系統中查看和更新??他們的個(gè)人信息。

在需要和期望的功能之間做出選擇時(shí)，組織必須考慮系統可以改進(jìn)當前程序的方式，例如新員工處理和內部調動(dòng)。組織從模塊中看到的價(jià)值越大，就越有可能將其視為需要而不是想要。

組織可能希望將其作為 HRIS 軟件包的一部分考慮的其他模塊是績(jì)效管理模塊、培訓和發(fā)展模塊、組織結構圖模塊、職位控制功能、考勤模塊、計時(shí)模塊、招聘和申請人跟蹤模塊以及電子表格.

第 3 步：評估項目參數

一旦組織完全制定了最低要求列表和其他所需功能列表，下一步就是確定項目的參數。

預算限制

組織必須確定項目的預算限制。人力資源系統可以在不同的價(jià)格點(diǎn)使用，以適應不同規模組織的預算限制。

技術(shù)限制

還必須考慮組織的技術(shù)限制。人力資源部門(mén)應與 IT 部門(mén)協(xié)商，以獲取與組織的技術(shù)限制相關(guān)的必要信息。組織是否有必要的服務(wù)器空間和基礎設施來(lái)處理購買(mǎi)的軟件產(chǎn)品？組織是否有 IT 支持人員來(lái)滿(mǎn)足將駐留在組織服務(wù)器上的產(chǎn)品的需求？如果沒(méi)有，組織是否應該考慮使用托管在供應商服務(wù)器上并且公司可以遠程訪(fǎng)問(wèn)的產(chǎn)品？擁有遠程托管系統（稱(chēng)為應用程序服務(wù)提供商 (ASP)）的優(yōu)勢在于，組織通常不需要內部 IT 支持，也不會(huì )產(chǎn)生額外的服務(wù)器成本，并且 ASP 通常具有較低的前期成本。從長(cháng)遠來(lái)看，擁有 ASP 的缺點(diǎn)可能是更高的成本，因為這些系統根據員工數量收費。購買(mǎi)駐留在內部服務(wù)器上的系統通常會(huì )導致更高的初始投資，但隨著(zhù)時(shí)間的推移可能會(huì )變得更具成本效益。

時(shí)間限制

組織應評估任何特定的項目時(shí)間限制。人力資源日歷上的其他項目或年度活動(dòng)（例如公開(kāi)招生和績(jì)效評估）可能會(huì )限制人力資源員工在實(shí)施過(guò)程中的工作時(shí)間。同樣，繁忙的 IT 日歷可能會(huì )限制對實(shí)施過(guò)程的關(guān)鍵支持人員的訪(fǎng)問(wèn)。因此，必須確保有足夠的提前期來(lái)完成征求建議書(shū) (RFP)、技術(shù)選擇和審查以及實(shí)施流程。

第 4 步：根據需求和項目參數評估可用包

一旦 HR 確定了需求和項目參數的主列表，它應該開(kāi)發(fā)一個(gè)初步的電子表格評級矩陣來(lái)衡量可用產(chǎn)品的供應和限制。接下來(lái)，HR 應該獲取各種可用產(chǎn)品的規格和定價(jià)信息，并將它們與它創(chuàng )建的與定價(jià)和最低要求相關(guān)的參數進(jìn)行比較。大部分信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索獲得。但是，具體的定價(jià)信息可能需要直接聯(lián)系銷(xiāo)售和服務(wù)多種產(chǎn)品的供應商或顧問(wèn)。

具體的需求和要求可以在電子表格的左側列出，要評估的供應商和產(chǎn)品可以添加到頂部。要求和測量的示例列表可能如下所示：

• 與工資系統集成（或組合人力資源/工資包）。

• 績(jì)效管理。

• 計時(shí)和考勤跟蹤。

• 報告功能，標準和自定義。

• 申請人跟蹤。

• 工作和薪酬歷史。

• 福利管理。

• 員工自助服務(wù)。

• 電子表格處理。

• 培訓管理。

• 與總賬的集成/接口。

• 培訓要求。

• 年度支持。

• 實(shí)施時(shí)間表。

• 硬件要求。

• 每月費用。

• 總成本。

• 投資回報率 (ROI)。

在這些需求領(lǐng)域的每一個(gè)中，可能存在多個(gè)更具體的需求。例如，根據培訓管理要求，雇主可以包括用于跟蹤所需和完成的培訓、記錄教育成就、記錄外部培訓和認證、安排內部培訓課程以及跟蹤符合報銷(xiāo)條件的教育課程的功能。

在初步消除了不符合組織需求的軟件包和提供者之后，是時(shí)候對剩余的選項采取更嚴格的看法了。盡管有幾個(gè)包可以提供計時(shí)選項，但每個(gè)包都可能具有更適合組織及其能力的限制或效率。例如，擁有一個(gè)在線(xiàn)計時(shí)系統對于大量參與旅行的員工或擁有大量遠程辦公的員工來(lái)說(shuō)可能更有價(jià)值?；跁r(shí)鐘的系統在所有員工都通過(guò)特定的進(jìn)出門(mén)戶(hù)并且所有工作都在現場(chǎng)執行的制造環(huán)境中可能更有效。將系統可用性與組織的需求相匹配將有助于確保更好的投資價(jià)值。

第 5 步：選擇項目委員會(huì )

完成初始和二次評估過(guò)程后，應為 HR 留下三到七個(gè)與組織需求相匹配的包。在這個(gè)過(guò)程中，人力資源部門(mén)應該組織一個(gè)項目委員會(huì )來(lái)查看超出人力資源部門(mén)范圍的項目。關(guān)鍵利益相關(guān)者可能因組織而異，但考慮和評估委員會(huì )至少應包括以下部門(mén)的成員：

• 它。

• 工資/財務(wù)/會(huì )計。

• 人力資源部。

• 賠償。

• 績(jì)效管理。

• 訓練。

• 招聘。

• 操作。

運營(yíng)團隊成員可能會(huì )就使用這些工具的價(jià)值和挑戰提供重要的日常觀(guān)點(diǎn)，并可能會(huì )發(fā)現在實(shí)施時(shí)可能成為問(wèn)題的擔憂(yōu)。此外，幫助運營(yíng)代表了解軟件中關(guān)鍵報告和跟蹤機制的價(jià)值以及對生產(chǎn)力的潛在影響也可能在實(shí)施時(shí)帶來(lái)好處。IT 小組可能希望讓來(lái)自 IT 安全、網(wǎng)絡(luò )、組織網(wǎng)站和硬件等領(lǐng)域的多位代表參與來(lái)審查項目。

第 6 步：征求建議書(shū) (RFP)

從四到七個(gè)軟件包和供應商的列表中，組織將希望提供詳細的 RFP 以尋求業(yè)務(wù)投標。 

供應商應滿(mǎn)足 HR 制定的最低要求，并應愿意將價(jià)格點(diǎn)保持 90 至 180 天。RFP 應包括有關(guān)組織的信息以及項目規范，例如最低要求、預算限制以及目標選擇和實(shí)施時(shí)間表。組織應向不少于四個(gè)供應商提供 RFP，因為某些供應商可能無(wú)法滿(mǎn)足某個(gè)方面的特定需求。

第 7 步：演示和評估

收到 RFP 回復后，HR 應選擇三到四個(gè)供應商到現場(chǎng)演示。系統的復雜性和最低要求列表將影響 HR 應為演示安排的時(shí)間長(cháng)度。項目委員會(huì )的每個(gè)成員都應該能夠參加演示并提出相關(guān)問(wèn)題。HR 可以使用最低要求列表來(lái)創(chuàng )建演示清單，以確保每個(gè)項目都得到充分解決。記分卡還可能包括原始組織需求評估列表中的部分或全部所需項目，這些項目可能在評估過(guò)程中充當“決勝局”項目。軟件記分卡的其他人力資源項目將是對系統導航、幫助功能、

委員會(huì )成員應利用這個(gè)機會(huì )提出問(wèn)題并充分探索軟件中可能存在潛在挑戰或困難的任何方面。他們可能還想探索從頭到尾在系統中記錄新員工的過(guò)程，以獲得人力資源和工資單的觀(guān)點(diǎn)。從 IT 角度來(lái)看，其他項目可能包括硬件要求、安全協(xié)議、遠程訪(fǎng)問(wèn)功能和要求。運營(yíng)團隊成員可能希望包含將在日?；A上使用的員工/經(jīng)理可訪(fǎng)問(wèn)屏幕的演示。

最后，委員會(huì )成員應考慮和評估在 RFP 和演示過(guò)程中提供的服務(wù)。盡管在此過(guò)程中的周到服務(wù)可能并不總是表明購買(mǎi)后的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但在 RFP 和演示過(guò)程中未能做出響應應該會(huì )引起一定程度的關(guān)注，并會(huì )影響對軟件的整體評估。

演示后不久，最好是當天或接下來(lái)的兩到三天內，人力資源部應與評估委員會(huì )召開(kāi)一次匯報會(huì )。在這次匯報中，委員會(huì )成員將在他們的記分卡上分享結果，并提出任何問(wèn)題。團隊成員還將討論軟件如何滿(mǎn)足或超過(guò)組織的要求。對每個(gè)軟件包演示重復此評估和匯報過(guò)程。

第 8 步：在決賽選手之間進(jìn)行選擇

一旦 HR 將一攬子名單減少到兩個(gè)或三個(gè)最終候選人，HR 應該盡可能進(jìn)行參考調查和現場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)。入圍供應商應該能夠提供正在使用組織正在評估的產(chǎn)品的當前客戶(hù)的列表。如果可能，一些委員會(huì )成員可能希望訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)推薦人以查看正在使用的軟件并提出盡可能多的問(wèn)題，特別關(guān)注在匯報過(guò)程中提出的那些問(wèn)題和疑慮。

在參考調查和實(shí)地考察之后，人力資源部應最后一次召集遴選委員會(huì )，結合原始記分卡結果審查參考調查和實(shí)地考察的結果。在這次會(huì )議期間，最終的供應商候選人應該相互衡量，團隊應該能夠在這一點(diǎn)上做出選擇決定。做出決定后，人力資源部可以向組織的高級管理人員提出適當的建議，并附上一份概述購買(mǎi)理由和軟件增值的演示文稿。

在與服務(wù)提供商談判時(shí)，組織應簽訂服務(wù)合同，提供持續維護、更新以滿(mǎn)足不斷變化的合規性需求和軟件更新，以確保與其他軟件包的兼容性（例如，Windows 更新、工資系統更新、會(huì )計系統更新）。既然 HR 已經(jīng)完成了 HRIS 系統選擇的艱巨過(guò)程，HR 經(jīng)理的工作才剛剛開(kāi)始，他們正在為軟件的實(shí)施做準備。

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