雖然我們都喜歡下載這個(gè)神奇的工具，它可以實(shí)現所有任務(wù)并涵蓋我們所需功能集中的所有內容，但可用的選項過(guò)多使得找到一個(gè)功能強大的 項目管理 工具成為一項艱巨的任務(wù)。有成百上千的系統解決方案都專(zhuān)注于相同的功能——跟蹤和組織項目管理過(guò)程并加強團隊協(xié)作。

要為您的團隊找到最好的系統，請考慮您需要哪些功能來(lái)有效地管理您的項目。為確保您在搜索新系統時(shí)不會(huì )遺漏某些重要方面，請查看項目管理工具的必備功能。優(yōu)秀的項目管理系統功能包括：
1.項目計劃和調度
2.團隊協(xié)作
3.時(shí)間跟蹤
4.報告
5.項目預算
6.計費和報價(jià)

讀完本文后，您將對 項目管理 系統的基本功能有一個(gè)清晰的了解，并準備好在為您選擇合適的 項目管理 系統時(shí)做出明智的決定。

一、計劃和調度

在管理團隊時(shí)，讓每個(gè)人的任務(wù)和職責都清晰可見(jiàn)是非常重要的。 幫助避免誤解并知道將新任務(wù)委派給誰(shuí)。

最好的在線(xiàn)項目管理系統可以將任務(wù)分配給團隊成員并設置優(yōu)先級和截止日期。 每次計劃完成日期臨近且活動(dòng)仍未完成時(shí)，將到期日期添加到任務(wù)會(huì )自動(dòng)發(fā)送通知。

1.優(yōu)先任務(wù)

不用說(shuō)，您還應該能夠優(yōu)先考慮您的活動(dòng)。 每當出現緊急問(wèn)題時(shí)，對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先排序是非常有用的。 通過(guò)使用帶有預定時(shí)間段的計劃工具，您可以在計劃的日程中快速騰出空間，而無(wú)需手動(dòng)重新安排整個(gè)項目計劃。

2.敏捷任務(wù)管理工具

在領(lǐng)導項目團隊時(shí)，您需要一個(gè)工具來(lái)概述所有即將開(kāi)展的活動(dòng)并將任務(wù)分配給團隊成員。

任務(wù)管理功能在基于 Web 的工作計劃系統中幾乎無(wú)處不在，這意味著(zhù)找到一個(gè)并不是一項艱巨的任務(wù)。 但是在尋找新的 項目管理 系統時(shí)不要忽視它，因為它對于高效的團隊合作至關(guān)重要。

3.共享團隊日歷

用于安排和組織會(huì )議的團隊日歷是 項目管理 系統的另一個(gè)必備品。 建立與流行日歷工具同步的共享日歷可確保每個(gè)人都能收到通知并按時(shí)參加會(huì )議。 您還可以將重要的截止日期添加到您的團隊日歷，以快速了解即將到來(lái)的里程碑。

如果您的團隊成員使用不同的日歷，請查找流行日歷工具集成的 項目管理 工具。

4.計劃和任務(wù)調度工具

一個(gè)很棒的團隊合作工具是規劃器功能，它概述了您所有計劃的項目任務(wù)，并使安排新活動(dòng)非常容易。

以下是計劃員如何增強您的項目管理：

1）時(shí)間段視圖概述了為每個(gè)團隊成員預訂了多少小時(shí)和任務(wù)，顯示了未安排的時(shí)間段
2）您將深入了解在項目的下一步中分配新任務(wù)的人
3）快速概覽每個(gè)人的任務(wù)和計劃外時(shí)間有助于設定切合實(shí)際的截止日期并避免超額預訂人員
4）每當需要優(yōu)先處理緊急任務(wù)時(shí)，您可以將其他任務(wù)提前并為這些高優(yōu)先級任務(wù)騰出空間
5）如果一名團隊成員提前完成了他們的任務(wù)，您可以在必要時(shí)為他們分配更多的職責。
6）您最終將擁有一個(gè)效率更高的項目團隊

1.文件共享

最好的項目管理系統包括文件共享、共享日歷和聯(lián)系人列表的功能。 每個(gè)團隊成員都可以將信息插入系統，其他人可以隨時(shí)隨地快速訪(fǎng)問(wèn)。

一些 項目管理 工具允許將文件添加到項目以進(jìn)行快速共享。 在選擇您的項目系統時(shí)，請檢查它們是否提供免費存儲空間來(lái)上傳您的文件和數據。

2.團隊溝通

一些系統提供商在項目管理工具中構建了一個(gè)信使應用程序。

3.團隊儀表板

如果可能，請選擇能夠創(chuàng )建每個(gè)人都可以訪(fǎng)問(wèn)的團隊儀表板的系統解決方案。 您可以向儀表板添加圖形、圖表、可視化指標和關(guān)鍵績(jì)效指標 (KPI)。

團隊儀表板可以作為項目 KPI 報告，是在會(huì )議期間使用、向每個(gè)人展示您跟蹤的指標并將實(shí)際實(shí)時(shí)結果與計劃時(shí)間表進(jìn)行比較的完美工具。

查看 KPI 可以快速了解團隊是否正在實(shí)現目標，從而做出更明智的決策。 此外，您可以與團隊成員共享圖表，以便每個(gè)人都可以表達他們對如何提高項目績(jì)效的想法。

了解有關(guān) KPI 儀表板以及如何創(chuàng )建儀表板的更多信息。

4.共享客戶(hù)數據

如果您在代理機構工作，那么存儲和管理您的客戶(hù)數據非常重要。 最好的項目管理工具可幫助您做到這一點(diǎn)，并讓您創(chuàng )建可以與其他團隊成員共享的客戶(hù)卡。
有關(guān)有用的客戶(hù)管理工具的更多示例，請參閱 20 項基本 CRM 功能列表。

例如，插入客戶(hù)的聯(lián)系信息并將項目和發(fā)票鏈接到客戶(hù)資料。 之后，您可以按不同類(lèi)別快速管理和組織您的客戶(hù)，例如發(fā)票到期的公司、等待您的產(chǎn)品的人，甚至是值得信賴(lài)的合作伙伴。

三、文檔管理
您不是在 Excel 電子表格上管理所有項目數據，是嗎？ 您知道高達 88% 的電子表格包含錯誤嗎？ 查看您需要 Excel 替代品的所有業(yè)務(wù)流程。

1.可在一處訪(fǎng)問(wèn)所有數據

在一個(gè)地方訪(fǎng)問(wèn)所有項目信息不是很好嗎？ 包括計劃和完成的任務(wù)、過(guò)去和即將發(fā)生的日歷事件、客戶(hù)數據、項目資源、費用和發(fā)送給客戶(hù)的賬單。

2.快速訪(fǎng)問(wèn)您的數據

將所有數據收集到一個(gè)全面的 項目管理 工具中意味著(zhù)您可以輕松地與您的團隊共享它并通過(guò)幾次點(diǎn)擊訪(fǎng)問(wèn)它。 無(wú)需在多個(gè)電子表格之間切換以查找數據位。

在搜索最佳項目管理系統時(shí)，請詢(xún)問(wèn)公司他們的工具能夠存儲和管理哪些類(lèi)型的信息。 并非所有 項目管理 工具都包括客戶(hù)關(guān)系管理 (CRM) 或發(fā)票自動(dòng)化。

在一個(gè)地方收集信息的另一個(gè)未被充分利用的好處是您將獲得詳細的報告。 下一節將詳細介紹這一點(diǎn)。

四、報告
要成功管理您的項目，您需要了解需要快速解決的缺點(diǎn)和問(wèn)題。 要全面了解您的項目進(jìn)度，您至少需要兩個(gè)功能——富有洞察力的報告和 KPI 儀表板。

1.可定制的報告

最好的項目管理系統包括收集您之前插入的項目數據并支持創(chuàng )建可定制報告的報告工具。

例如，您可以獲得有關(guān)項目預算、費用、已完成任務(wù)和團隊成員績(jì)效的報告。 由于您已經(jīng)為 項目管理 工具收集了大量數據集，因此您可以隨時(shí)創(chuàng )建新報告并選擇要包含在圖形或圖表中的參數和信息類(lèi)別。

報告使您能夠快速了解項目的進(jìn)展情況，您還會(huì )注意到表現最佳的項目團隊。 如果您的圖表上出現了負面趨勢，您可以立即采取行動(dòng)。

如果您知道問(wèn)題的根本原因，則更容易解決問(wèn)題。 您可以通過(guò)比較多個(gè)報告并與您的團隊成員討論來(lái)確定問(wèn)題。

2.項目 KPI 儀表盤(pán)

跟蹤項目績(jì)效的最快方法是創(chuàng )建一個(gè)項目?jì)x表板，該儀表板可實(shí)時(shí)自動(dòng)更新信息。 包括重要指標，如計劃和實(shí)際項目?jì)r(jià)值、進(jìn)度差異和已完成任務(wù)的百分比。

3.出于多種目的創(chuàng )建多個(gè) KPI 報告：

（1）共享團隊儀表板
（2）財務(wù)KPI報告
（3）項目績(jì)效儀表盤(pán)
（4）項目經(jīng)理儀表板

五、資源管理

不僅需要管理團隊的時(shí)間。 您可能需要一個(gè)工具來(lái)跟蹤其他項目資源：例如，會(huì )議室和項目過(guò)程中使用的材料。

安排您的項目資源

一個(gè)出色的項目管理工具包括一個(gè)資源管理功能，概述所有計劃和計劃的資源并計算它們的使用成本。 這有助于避免過(guò)度分配和因缺乏資源而可能發(fā)生的沖突。

當資源被過(guò)度使用時(shí)，您會(huì )立即注意到，并可以決定是限制其使用還是為其開(kāi)發(fā)制定新的指導方針。

作為項目經(jīng)理，您可以管理資源并將其分配給特定任務(wù)，并確保每個(gè)人都擁有完成任務(wù)所需的資源和工具。

六、管理項目預算

項目越大，您需要記錄和管理的費用就越多。 對于有效的費用管理，Excel 電子表格不是一種選擇。

1.預算報告

您將需要一個(gè)項目管理工具來(lái)跟蹤您的費用并提供快速清晰的預算績(jì)效報告。

最好的項目預算系統可為您提供有關(guān)項目費用、支出和總額的每周和每月報告。 您還會(huì )注意到您的項目何時(shí)超出預算。

要將數據保存到您的計算機，您可以輕松導出您需要的所有數據。

2.項目預算儀表盤(pán)

創(chuàng )建財務(wù)報告儀表板并添加多個(gè) KPI 以反映您的項目進(jìn)度。

將圖形和圖表添加到您的儀表板以獲取有關(guān)您的項目的實(shí)時(shí)更新。 要與團隊成員共享儀表板或預算報告，請設置訪(fǎng)問(wèn)權限，確保合適的人員接收數據。

3.計時(shí)計費和自動(dòng)開(kāi)票

在代理機構工作并與多個(gè)客戶(hù)打交道時(shí)，您還需要該系統來(lái)啟用時(shí)間計費和發(fā)票。 您需要跟蹤在任務(wù)上花費的時(shí)間，向用戶(hù)添加小時(shí)費率并根據完成的工作編制發(fā)票。

4.時(shí)間跟蹤

使用時(shí)間跟蹤系統記錄在任務(wù)上花費的時(shí)間，并使用數據來(lái)自動(dòng)化您的發(fā)票流程。

您可以找到帶有集成時(shí)間跟蹤工具的 項目管理 系統，但它可能會(huì )以其他重要功能為代價(jià)。 總有可能將時(shí)間跟蹤解決方案集成到 項目管理 工具中，以記錄您的工作并將其鏈接到客戶(hù)資料和項目。

5.自動(dòng)開(kāi)票

雖然開(kāi)具發(fā)票可能會(huì )占用您最好的時(shí)間，但有一種方法可以通過(guò)點(diǎn)擊幾下來(lái)編譯和轉發(fā)帳單。 您可以使用預先設計的 PDF 模板和自動(dòng)為您發(fā)送發(fā)票的系統來(lái)實(shí)現這一點(diǎn)。 最好的時(shí)間計費系統可以為到期發(fā)票設置電子郵件提醒，并進(jìn)一步減輕您的工作量。

開(kāi)始使用具有計時(shí)計費功能的項目管理系統每周最多可以節省 10 小時(shí)的項目經(jīng)理時(shí)間。 嘗試發(fā)票自動(dòng)化以確定它節省了多少時(shí)間。

七、總結

那么成功運行項目團隊需要哪些不可替代的項目管理系統功能？

您是在尋找一種工具來(lái)滿(mǎn)足您的所有需求，還是愿意為不同的活動(dòng)使用多種工具？通常，多合一的 項目管理 工具具有更好的報告能力，并使您能夠在一個(gè)地方訪(fǎng)問(wèn)所有項目數據。

找到完美的工具后，請確保遵循新系統實(shí)施過(guò)程的所有必要步驟，并為所有新工具產(chǎn)生高度的用戶(hù)接受度。

如果您仍然有問(wèn)題，請聯(lián)系南京速優(yōu)云，全新的低代碼平臺+定制的方案，為您專(zhuān)屬定制項目管理系統，高效簡(jiǎn)潔的方案一定會(huì )讓您耳目一新！

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